带班档案管理制度

　　一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

　　二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

　　三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

　　四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

带班档案管理制度

　　一、设备档案的归档范围

　　(一)设备仪器依据性文件材料。

　　(二)设备仪器随机文件室材料。

　　(三)设备仪器运行、维护文件材料。

　　二、设备档案的立卷归档要求

　　凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。

　　三、设备档案的归档时间

　　设备档案的归档时间是随时归档。

　　四、设备档案的立卷要求

　　1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

　　2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

　　3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

　　4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

　　5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

　　6、案卷要整齐美观。

　　五、设备档案的借阅和保管

　　1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

　　2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

带班档案管理制度

　　1.目的作用

　　公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　2.管理职责

　　2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

　　2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

　　2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

　　2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

　　2.3.2协助行政管理对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

　　2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

　　2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

　　3.归档资料的范围、内容

　　3.1计划性文件资料

　　包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

　　3.3法规性文件

　　包括、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

　　3.4公司的重大决议

　　包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3.5总结性文件

　　包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

　　3.6凭证性材料

　　包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

　　3.7汇报性材料

　　包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

　　3.8劳资人事资料

　　包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

　　3.9调研性资料

　　包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

　　3.10声像制品资料

　　包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

　　3.11证件性文书资料

　　包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

　　3.12馈赠行资料

　　包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　4.文件资料的立卷归档

　　4.1档案的收集

　　4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

　　4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

　　4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

　　4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

　　4.2立卷归档的时间

　　4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

　　4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　4.3立卷归档的要求

　　4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

　　4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

　　4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

　　4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的'作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

　　4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。

　　4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘档案的借阅

　　5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

　　5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

　　5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

　　5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　6.文秘档案保密要求

　　6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

　　6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

　　6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　7.超期档案的销毁

　　7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

带班档案管理制度

　　a.文件资料的形成与归档

　　1]资料的形成:

　　各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

　　b.资料的归档:

　　1]文件资料的归档范围

　　①物业管理

　　●清洁卫生管理

　　●绿化管理

　　●值班记录

　　●楼宇巡检记录

　　②其他资料

　　2]归档要求

　　①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

　　②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

　　③归档的文件必须是原件。

　　④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

　　案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

　　⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

　　⑥所有文件资料必须及时归档。

　　3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

　　4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

　　c.档案借阅

　　1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

　　2]文书档案只阅不借。

　　3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

　　4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

　　5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

　　6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

　　7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

　　d.档案管理人员职责

　　1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

　　2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

　　3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

　　4]熟练掌握计算机数据库软件系统的`操作和运用。

　　5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

　　6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

　　7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

　　e.公司内外档案文件管理:

　　1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

　　2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个的档案。

　　3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

　　4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

　　f.档案销毁

　　1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

　　2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

　　3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

带班档案管理制度

　　第一章总则

　　第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

　　第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

　　第二章档案归档

　　第四条归档范围

　　通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理、工程验收、工程报批资料等。

　　合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

　　设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设备、Qc部设备等。

　　员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

　　产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告、产品重大质量事故资料等。

　　检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等;

　　批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。标准操作规程。

　　验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、Qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

　　行政类文件：

　　行规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等;

　　各类。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复;

　　各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等;人事任命、劳动纠纷等;

　　各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等;

　　所有加盖公章的文件复印件;

　　在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。

　　第五条归档时间

　　各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时内到档案室办理归档手续;设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档;

　　员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续;

　　计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续;

　　供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的

　　资料到档案室办理归档手续;手续;

　　验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次;批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档

　　日之后2月5日之前到档案室办理归档手续;其他文件每周一集中归档一次。

　　未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节

　　轻重予以相应处理。

　　第六条归档份数

　　原件全部归档，并注明份数、出处。

　　使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

　　第七条归档要求

　　由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。

　　文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

　　第归档手续

　　各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

　　第三章档案的收集与整理

　　第九条档案的收集

　　由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

　　由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、

　　全面的整理。

　　收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

　　第十条档案的`整理

　　档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：

　　7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。、4位为二级分类的编号。、2位为一级分类的英文缩写。

　　第四章档案建档

　　第十一条分类梳理

　　归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。第十二条档案专用章

　　所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录

　　所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

　　第十五条电子备份

　　重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

　　第五章档案使用和归还

　　第十六条档案使用

　　文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

　　借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

　　借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

　　借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签;五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查;

　　外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。

　　按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案;违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　第十七条档案归还

　　档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。

　　发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失

　　的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档性。

　　第十档案保管与检查

　　公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查;每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。

　　档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　第六章档案保管期限和销毁

　　第二十条档案的销毁

　　对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作

　　《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。

　　由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案

　　销毁须协同保卫部门共同处理。

　　档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字

　　样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。